Čestitamo! Kandidat je prihvatio vašu ponudu za posao i vreme je da počnete da planirate onboarding novih zaposlenih.
Proces onboarding-a novih zaposlenih ima mnogo delova zato vam kontrolna lista može pomoći u organizovanju haosa kako bi se osiguralo da vaš novi zaposleni ima efikasan i uspešan proces uključivanja.
Pre prvog dana novog zaposlenja
Definisan plan za onboarding može da obezbedi da HR tim i kompanija budu spremni na vreme, obezbeđujući besprekoran proces od njihovog prvog dana.
Pripremite papirologiju za prijem
Prikupite i organizujte svu papirologiju koju će vaš novi zaposleni morati da popuni. Takođe možete prikupiti sve resurse koji su potrebni vašem novom zaposlenom, kao što su priručnici za zaposlene i informacije o benefitima.
Pripremite kancelariju i opremu
Bez obzira da li novi zaposleni radi remote, hibridno ili u kancelariji, trebalo bi obezbediti na vreme opremu koja mu je potrebna za rad. Dobijanje bilo kakvih zahteva ili narudžbina što je ranije moguće može osigurati da je sve povezano i spremno za prvi dan.
Kreirajte naloge za zaposlenog
Ne samo da kreiranje njihovih naloga i preuzimanje softvera štedi vreme, već vam može uštedeti i glavobolju izbegavanjem tehničkih problema prvog dana. Dok ih podešavate, možda ćete želeti da zadržite evidenciju o njihovim akreditivima za prijavu za vašeg novog zaposlenog.
Kontaktirajte svog novog zaposlenog i njegov tim
Važno je da su vaš novi zaposleni i njegov tim spremni. Može biti od pomoći da sa svojim nadređenim pređete preko očekivanja i ciljeva i obavestite sve direktne članove tima o novom zaposlenju. Dobra je ideja da pošaljete mejl dobrodošlice sa detaljima o njihovom prvom danu, kao što su raspored, pravila oblačenja i informacije o lokaciji. Ako vaša kompanija nudi „sistem prijatelja“ ili mentora, ovo bi mogao biti trenutak da predstavite i njihovog mentora.
Prvi dan novog zaposlenog
Prvi dan može biti uzbudljiv za obe strane – pokušaji da povežete zaposlenog sa članovima tima, popunjavanja svih potrebnih formulara i odgovora na sva pitanja koja mogu imati. Postoji mnogo delova, ali ako ostanete organizovani i uđete u dan sa ciljevima i očekivanjima, to može pomoći da proces prođe glatko.
Pozdravite svog novog zaposlenog
Početak novog posla ponekad može izgledati kao prvi dan škole – uzbudljiv i uznemirujući odjednom. Pozdravite ih – bilo da se radi o brzom video pozivu jedan na jedan ili na vratima – može im smanjiti stres i ostaviti dobar prvi utisak. Doček može uključiti i organizovanje besplatnog ručka sa novim zaposlenim i njihovim timom ili im pružiti paket dobrodošlice.
Obavite obilazak kancelarije
Ako je vaš zaposleni u kancelariji, jedna od prvih stvari koju treba da uradite je da obiđete kancelariju. Ovo im može pomoći da se osećaju prijatnije u okruženju i da znaju gde im je radni prostor, gde se nalazi njihov nadređeni i gde se nalaze bezbednosne mere poput izlaza u slučaju nužde. Ako je zaposleni radi od kuće, možda ćete želeti da ga prođete kroz bilo koji softver ili komunikacione alate.
Povezivanje sa drugim zaposlenima
Povezivanje novozaposlenih sa članovima njihovog tima prvog dana može im pomoći da počnu graditi odnose i da se bolje priviknu na kulturu kompanije. Pored toga, trebalo bi da obezbedite da se organizuje sastanak između novozaposlenog i njegovog nadređenog kako biste počeli da razgovarate o ciljevima i očekivanjima.
Posle prve nedelje novog zapošljavanja
Nadamo se da će vaš zaposleni početi da shvata svoju ulogu i odgovornosti do kraja prve nedelje, ali i dalje treba da pokušate da budete dostupni da nastavite da im pružate podršku kada je to potrebno.
Proverite da li su ispunjene sve tehničke potrebe
Ponekad se zahtevi za akreditive za prijavljivanje ili IT pomoć mogu lako zaboraviti usred užurbanosti. Na kraju njihove prve nedelje, možda ćete želeti da se prijavite sa svojim novim zaposlenim i potvrdite da ima pristup svom softveru koji im je potreban i da nema problema sa opremom ili uređajima.
Osigurajte da su obrasci i svaka obuka popunjena
Možda ćete želeti da još jednom proverite da li su sve neophodne aktivnosti prve nedelje završene i da nema otvorenih problema. To može uključivati potvrđivanje:
- Svi obrasci su uspešno predati
- Svaka obuka prve nedelje je završena, i
- Održani su svi sastanci za prijem.
Imajte sastanak
Kraj prve nedelje vašeg novog zaposlenog je odlično vreme za sastanak. Ovo može biti prilika da odgovorite na sva otvorena pitanja o bilo čemu, od njihove uloge i odgovornosti do osiguranja. Možda ćete želeti da pitate i o iskustvu i osećanjima vašeg zaposlenog na poslu i mestu u kompaniji.
Nakon prvog meseca novog zaposlenja
Iako proces uključivanja postaje sve manje intenzivan kako vreme odmiče, ne prestaje nakon što se vaš novi zaposleni smesti na posao. Održavanje procesa uključivanja može vam pomoći da sprečite tiho napuštanje i odustajanje tako što ćete obezbediti prostor za postavljanje pitanja ili reklamacije.
Proverite napredak zaposlenih
Provera napretka bi u idealnom slučaju trebalo da se sastoji od razgovora sa zaposlenim i njegovim nadređenim. Možete pitati zaposlenog o tome šta smatraju da su njihovi najveći uspesi bili do sada, kako rade na ostvarenju svojih ciljeva ili da li osećaju da dobro razumeju svoje dužnosti. Takođe možete razgovarati sa njihovim nadređenim da vidite da li imaju nešto da dodaju ili da se obrate kako bi vam dali potpunu sliku situacije.
Uverite se da se prilagođavaju kulturi
Pored procene napretka, važno je osigurati da se vaš novi zaposleni uklapa u kulturu kompanije. Tome će dodatno doprineti i team building aktivnosti. Takođe možete da kontaktirate bazu sa njihovim supervizorom da vidite kako se slažu sa bilo kojim članovima tima.
Nakon prvih 90 dana novog zaposlenja
Iako ovo obično označava kraj procesa onboardinga, i dalje je od suštinskog značaja da pružite podršku i pomognete svom zaposlenom tokom njihovog radnog staža u kompaniji. Međutim, kraj prvih 90 dana može vam pomoći da završite proces i steknete uvid u poboljšanje procesa onboardinga.
Prikupite povratne informacije o iskustvu onboarding -a novih zaposlenih
Kraj 90 dana može biti odličan trenutak da ispitate svog novog zaposlenog o njihovom iskustvu ulaska u rad da biste videli da li postoje oblasti u kojima se to može poboljšati. Možda bi bilo od pomoći da se raspitate o mogućnostima za modifikaciju procesa uključivanja ili stvarima za koje smatraju da nedostaju. Online ankete su najbolje jer omogućavaju da vaš novi zaposleni bude potpuno iskren.
Održavajte kontakt sa zaposlenim
Možda ctreba povremeno da kontaktirate tim novog zaposlenog i nadređenog nakon 90 dana da biste bili u toku sa njegovim napretkom. Može biti od pomoći da se vratite na ciljeve koje je zaposleni postavio tokom svoje prve nedelje i vidite kakav je napredak postigao i kako se prilagodio svojoj ulozi.
Nastavite da nudite podršku kada je to potrebno
Čak i kada se tradicionalno „priključivanje“ završi, obavestite svog zaposlenog da ste i dalje dostupni za pomoć ili podršku kada je to potrebno i obezbedite im sve dodatne resurse kako biste bili sigurni da će nastaviti da napreduju u svojoj ulozi.
Prednosti dobrog onboarding -a novih zaposlenih
Kontinuirani i organizovani proces uključivanja može pomoći zaposlenima da se brže priviknu na svoju ulogu i osiguraju da su angažovani i motivisani od samog početka. Osim toga, pokazalo se da dobar program za učlanjenje povećava produktivnost, što znači da efikasan proces uključivanja može biti koristan za vašeg novog zaposlenog i vašu kompaniju.
Ukoliko vam je potrebna pomoć oko definisanja onboarding procesa i sastavljanja celog plana, možete razmisliti o angažovanju eksterne agencije kakva je The Employer Branding Agency koja ima dugogodišnje iskustvo u ovakvim procesima i strategijama.
Izvor: www.hrmorning.com
Prijavite se da besplatno dobijate na mejl jednom mesečno najbolje primere iz svetske prakse i najnovije inovacije i vesti iz Employer Branding sveta!