U današnjem poslovnom svetu, gde rad od kuće postaje sve češća praksa, proces onboarding -a novih zaposlenih mora se prilagoditi novim okolnostima. Bez obzira na to da li se vaša organizacija oslanja u potpunosti na rad od kuće ili koristi hibridni model rada, verovatno ćete se suočiti sa izazovom integracije novih članova tima koji započinju svoj rad izvan kancelarije.
U ovom članku pružamo detaljan pregled ključnih koraka za onboarding zaposlenih koji rade od kuće. Odgovorili smo na najvažnija pitanja koja se javljaju u ovom procesu i podelili praktične savete kako da onboarding novih zaposlenih bude što jednostavniji i efikasniji.
Dakle, kako možete učiniti onboarding ličnim i smislenim za nove radnike koji rade od kuće, posebno kada zapošljavate međunarodne radnike?
Revizija postojećeg procesa onboarding -a
Ako ste nedavno prešli na model rada od kuće, vreme je za reviziju postojećeg procesa onboarding –a. Plan za onboarding radnika koji rade od kuće će imati potpuno drugačiji skup prioriteta od vašeg prvobitnog, koji je najverovatnije dizajniran za tradicionalno kancelarijsko okruženje.
Ako to već niste uradili, vreme je da pojednostavite svoj priručnik za zaposlene i digitalno ga prilagodite. To uključuje:
Čuvanje najvažnijih politika u jednom PDF paketu, zajedno sa važnim obrascima ili linkovima za poreze i beneficije.
Korišćenje linkova za upućivanje na propise i resurse.
Korišćenje multimedije za deljenje svih informacija.
Korišćenje namenskog softvera za priručnike za zaposlene.
Razumevanje stila rada novih zaposlenih
Tip i obim izazova sa kojima se suočavaju radnici i menadžeri koji rade od kuće zavise, do određene mere, od toga koliko su članovi tima navikli da rade online, te je važno rešavanje uobičajenih izazova rada na daljinu. Uobičajeni problemi sa kojima se svi mogu suočiti pri radu na daljinu uključuju:
Nedostatak produktivnosti ili prekomerni rad
Nedostatak zajedništva
Jasno komuniciranje politika i procedura kompanije
Upravljanje HR dokumentacijom
Izazovi video konferencija, uključujući umor
Loši alati i/ili struktura obuke
Nedostupnost menadžmenta
Nedostatak fleksibilnosti u rasporedu
Razjašnjavanje očekivanja o radu od kuće tokom onboarding –a
Virtuelna okruženja obično dolaze sa nedostatkom granica između kuće i posla, i zaposlenima može biti teško da održe zdrav balans između poslovnog i privatnog života, bilo da ne rade dovoljno ili da im je teško da se “isključe”.
Implementacija softvera za regrutaciju može pomoći u ovom aspektu automatizovanjem i pojednostavljivanjem procesa zapošljavanja, osiguravajući da su novi zaposleni koji rade od kuće dobro prilagođeni radnom okruženju na daljinu i da razumeju važnost održavanja ovog balansa.
Očekivanja u vezi sa rasporedom, komunikacijom i produktivnošću mogu postati problem kasnije ako se ne reše odmah. Zbog toga menadžeri treba da budu što specifičniji u vezi sa strukturom i granicama tokom procesa onboarding -a.
Menadžeri i članovi tima treba često da kontaktiraju nove zaposlene, jer, iako mnogi uživaju radeći iz udobnosti svog doma, izolacija koja dolazi sa radom na daljinu može biti velika prepreka kako društvenom angažmanu tako i produktivnosti.
Lideri i drugi članovi tima treba da ulože dodatni napor da što češće kontaktiraju nove zaposlene tokom procesa onboarding -a, kako bi se zaposleni osećali podržano i angažovano.
Onboarding novih zaposlenih koji rade od kuće – najbolje prakse
Pružamo vam uvid u listu najboljih praksi za onboarding novih zaposlenih koji rade od kuće, a koja će vam pomoći da ostanete na pravom putu prilikom uvođenja novih zaposlenih u rad.
Komunikacija je važna
Početak novog posla može učiniti zaposlenog nervoznim. Oni žele da ostave dobar prvi utisak, ali takođe žele da uspostave vezu — kako sa svojim novim kolegama, tako i sa organizacijom uopšte.
U tom smislu, HR treba da blisko sarađuje sa novim kolegama i otvoreno komunicira tokom svakog koraka onboarding procesa. Idealno, ovo će pomoći zaposlenima da se osećaju sigurnije i takođe im pomoći da obave svoj posao na najbolji mogući način. Jedan način za to je odgovarajući uvodni email novim kolegama.
Odgovarajuća oprema
Idealno bi bilo da sav softver i alati (uključujući VPN pristup) već budu instalirani na laptopovima novih zaposlenih, jer ako rade od kuće, ne mogu jednostavno otići do IT odeljenja po pomoć.
Pobrinite se da pošaljete osnovni hardver, kao što su laptopovi, miševi, tastature, slušalice (važno za online sastanke).Vodite računa da pošaljete ove pakete ranije, jer dostave mogu trajati, kako bi novi zaposleni mogli imati odličan početak.
Ne zaboravite na obuku
Nisu svi navikli na rad od kuće. Zato je obično dobra ideja pitati nove zaposlene koliko su upoznati sa alatima za sastanke kao što su Google Hangouts, Zoom, Slack, itd. pre njihovog prvog dana.
Organizujte sesije obuke sa svim novim zaposlenima pre nego što počnu kako biste osigurali da mogu prisustvovati svim online događajima za onboarding, ili napravite smernice koje objašnjavaju najvažnije funkcije u raznim alatima koje koristite.
Personalizacija
Pre nego što onboarding počne, ili tokom ranih faza, zaposleni bi trebalo da se osećaju angažovano. Iz tog razloga, članovi vašeg tima treba da stupe u kontakt sa novim zaposlenima kako bi im pomogli da se osećaju uključeno. Zamislite: dok bi novi zaposleni obično bili dočekani prijateljskim osmehom svojih kolega, sada dobijaju samo sjaj ekrana laptopa. Malo lične veze može biti od velike pomoći!
Organizujte virtuelne pauze za kafu, ručkove ili pića posle posla kako biste promovisali komunikaciju unutar timova. Možete sami organizovati ove sastanke, zamoliti timove da to urade, ili čak tražiti od novih zaposlenih da organizuju sesije upoznavanja. Alati kao što je Wellbeing Warrior mogu vam pomoći da podržite kontakte između odeljenja, jer nasumično povezuju kolege za virtuelne pauze za kafu ili zajedničke ručkove.
Onboarding partner
Program onboarding parnera omogućava podršku novim zaposlenima dok se prilagođavaju i omogućava im uspešan početak. Novi kolege se povezuju sa postojećim zaposlenima kao njihovim “partnerom”, koji im pruža savete, praktičnu pomoć i bilo koje druge pomoći koje mogu ponuditi.
Posebno kada je u pitanju rad od kuće, specifičan kolega može pomoći novom zaposlenom da se oseća dobrodošlo. Takođe ih može upoznati sa raznim procesima, razumevanjima i drugim aspektima kulture koji su teško prenosivi tokom tradicionalnog uvođenja.
Posebno je korisno kada su partneri sa istog nivoa hijerarhije unutar organizacije. To je zato što su često u najboljoj poziciji da objasne šta kompanija predstavlja, o čemu se radi i kako je raditi tamo.
Pružanje odgovora na logistička pitanja:
Kako da se prijavim za beneficije? Koje alate treba da koristim? Gde da idem da pronađem odgovore? Ko može da mi pomogne sa ____? Tradicionalne kompanije koje rade uživo obično se oslanjaju na trenere ili pristupe sa više praktične pomoći kako bi pomogle novim zaposlenima da se snađu u svom okruženju. Kompanije koje rade isključivo na daljinu moraju biti efikasnije i učiniti informacije lako dostupnim, pa će dokumentacija biti ključna za glatko uvođenje.
Postavite ključne ciljeve onboarding -a
U virtuelnom okruženju, inkluzivnost, osnaživanje i dobrobit su teme koje mogu biti važnije. Možda ćete morati formalizovati stvari koje su obično bile neformalne, kao što je uključivanje virtuelnih razgovora uz kafu, kako biste uspostavili dobre rutine i podstakli angažovanje. Uverite se da virtuelni članovi tima razumeju svoju ulogu i doprinos viziji i misiji kompanije kao deo orijentacije za nove zaposlene.
Kreirajte i olakšajte virtuelne prostore za obuku i podršku
Glavni način na koji ćete obučavati i uvoditi nove zaposlene na daljinu biće kroz video razgovore i instruktivne video materijale. Takođe bi trebalo da uključite teme kao što su dobrobit, produktivnost i raspoređivanje. Na primer, ako koristite kolaborativni alat kao što je Slack, možete kreirati jedan ili više kanala posvećenih specifično temama obuke i produktivnosti. Možda ćete želeti da nekoga odredite da vodi svaki od tih kanala i održava ih aktivnim.
Čak i da imate “trenera” koji proverava na kanalu može pomoći da ceo tim ostane na pravom putu. Na primer, mogli bi koristiti kanal za postavljanje pitanja kao što su:
Koja je vaša omiljena aktivnost za 5-minutnu pauzu? Koji je vaš najbolji savet za produktivnost? Podelite svoj omiljeni smešan video!
Cilj je da se stvori virtuelno kancelarijsko okruženje gde se resursi i podrška dosledno nude i od menadžera i od članova tima. Ovo će pomoći novim zaposlenima da uspostave redovne rutine i osećaju se prijatnije kako se privikavaju.
Redovna provera
Ako još uvek koristite tradicionalne vrste ocenjivanja performansi zaposlenih, možda je vreme da to promenite u češće i manje formalne sastanke. Pitajte kako se novi zaposleni snalazi i uverite se da su sigurni u svoju ulogu i socijalno i u vezi sa očekivanjima i aktivnostima.
Ovo će verovatno uključivati seriju video razgovora, uključujući i druge relevantne članove tima.
Ideja je da se osigura da se osećaju istinski srećno i motivisano (naravno, ovo važi za sve, ne samo za nove članove tima!).
Kreirajte zajednički dokument za pitanja
Jedan Google dokument može biti postavljen za ljude da zapisuju pitanja, beleške i odgovore. Podelite ga sa svima kojima verujete da će pružiti nove odgovore i uverite se da novi zaposleni razume kako da obavesti druge ako imaju nešto hitno.
Obavezno ovo držite jednostavnim i opuštenim—ozbiljni razgovori treba da budu rezervisani za video razgovore uživo. Ovo može biti obostrano korisno jer partner ima priliku da deluje kao lider i učitelj.
Koristite multimediju
Kada uvodite nove zaposlene koji rade od kuće, verovatno će se umoriti od Zoom sastanaka i trening videa, pa je važno ponuditi druge prilike za povezivanje sa drugima. Razmislite o organizovanju sastanaka uz kafu, happy hour ili drugih neformalnih video poziva, uključujući aktivnosti za razbijanje leda i jednostavne igre gde je to moguće.
Ovo su odlične navike koje treba usvojiti i zadaci koje treba delegirati kako biste angažovali postojeće članove tima i podstakli ih da pruže podršku takođe. Negovanje vaših najboljih talenata od samog početka učiniće da se osećaju važnim i cenjenim, postavljajući temelje za visoko zadovoljstvo i osećaj pripadnosti.
Za kreiranje efikasnog onboarding procesa, slobodno nas kontaktirajte.
Prijavite se da besplatno dobijate na mejl jednom mesečno najbolje primere iz svetske prakse i najnovije inovacije i vesti iz Employer Branding sveta!
Pripremili: The Employer Branding Agency
Izvori: personio.com & peoplemanagingpeople.com & handbook.gitlab.com