Ako ste ikada morali da obavite zadatak sa opisom u dva reda onoga što se od vas očekuje, a zatim Vam je zamerano zbog nemogućnosti da izvršite zadatak, znate koliko ste strastveno želeli da date feedback poslodavcima o tome kako da se poboljša interna komunikacija na poslu. Tužna istina je da verovatno niste otišli i rekli im iz straha da ne upadnete u nevolje zbog pravljenja problema. Poboljšanje interne komunikacije na radnom mestu može da koristi kompaniji na bezbroj načina, od pomaganja zaposlenima da izgrade bolje međusobne veze do pomoći svakoj osobi u organizaciji da u potpunosti razume svoje uloge. Važnost interne komunikacije ne može se zanemariti jer utiče na svakodnevno funkcionisanje zaposlenog i proteže se na ukupan potencijal organizacije u celini.
Važnost interne komunikacije
Onog dana kada se zaposleni pridruži organizaciji, proces uključivanja omogućava novom zaposlenom da u potpunosti razume puni obim svoje uloge. Vremenom počinju da se uklapaju u svoju ulogu, tražeći od različitih odeljenja neophodne resurse kako bi mogli da obavljaju svoj posao. Oni prisustvuju sastancima na kojima razgovaraju o idejama sa članovima svog tima, dodeljuju im se novi zadaci i daju ažurirane informacije o tome kako se njihovi trenutni zadaci odvijaju. Njihova procena ovih pitanja omogućava organizaciji da dalje planira buduće projekte i racionalno raspodeli resurse neophodne za iste. S obzirom da se toliko oslanjamo na razumevanje i komunikacijske sposobnosti zaposlenih, iznenađujuće je koliko malo ulažemo u osiguravanje da se ova komunikacija odvija što je moguće lakše.
Vaš poslovni model bi mogao biti besprekoran i Vaš proizvod bi mogao biti najbolji na tržištu, ali ako napravite kompromis u razumevanju kako da poboljšate internu komunikaciju na poslu, možda ćete otkriti da Vaš posao ne ide nikuda dok Vaši zaposleni sede raštrkani i nesigurni kako da nastave. Kada članovi tima prestanu da dele informacije jedni sa drugima, svaki od njih može imati drugačije razumevanje šta treba da uradi i kreirati potpuno drugačiji sadržaj koji mora da se menja u žurbi u poslednjem trenutku kada se sve konačno sastavi. Ovi nesporazumi takođe mogu eskalirati do nivoa gde dolazi do sukoba između zaposlenih koji jedni druge okrivljuju.
Stvari se dodatno pogoršavaju kada šefovi i menadžeri ne priznaju važnost interne komunikacije. Izveštaj Instituta za radnu snagu otkrio je da bi 74 odsto zaposlenih radije imalo poslodavca od poverenja, ali poverenje se ne može garantovati kada su zaposleni drže u mraku o stvarima koje se tiču kompanije. Kada vizija kompanije ne dopre do svakog zaposlenog u organizaciji, zaposleni je ostavljen da smisli sopstveni pravac, koji može biti potpuno drugačiji od onih u kompaniji.
Interna komunikacija u kompaniji – najbolje prakse
Ako se slažete da je poboljšanje interne komunikacije na radnom mestu dobra ideja, onda je sledeći korak da započnete promenu. Pre nego što istražite bilo kakve savete za efikasnu internu komunikaciju ili počnete da osmišljavate strategiju, verovatno bi trebalo da izvršite pregled stanja interne komunikacije koja je trenutno uspostavljena na vašem radnom mestu. Možda već imate korisne kanale i platforme koje jednostavno nisu optimizovane u najboljoj meri i njihovo ponovno uvođenje vašim zaposlenima može biti mnogo jednostavnije od ulaganja u nešto potpuno novo.
Procena bi Vas takođe mogla uvesti u glavne problematične oblasti kojima je potrebna posebna pažnja, kao što je jaz u komunikaciji između sektora ili problem sa načinom na koji menadžeri distribuiraju informacije. Kada se procena završi, evo još nekih predloga kako da poboljšate internu komunikaciju na poslu.
Osmislite komunikacione kanale
Osigurajte da postoje jasni načini na koji zaposleni mogu doći do drugih. Unutar fizičkog kancelarijskog prostora, možda će biti dovoljno lako pronaći nekoga kome ćete uputiti vaša pitanja, ali to postaje mnogo teže na mreži. Uverite se da zaposleni imaju pristup kontaktima u svim odeljenjima i da im se takođe daje dozvola da kontaktiraju jedni druge. Pružajući zaposlenima jasan put, kompanije mogu da obezbede da ne moraju da prolaze kroz složenu petlju ljudi pre nego što jedni drugima prenesu informacije. Ako zaposleni mora da razgovara i kontaktira tri različite osobe pre nego što odluči kako da dođe do one sa kojom treba da komunicira, možda će više voleti da završi zadatak sa osnovnim razumevanjem koje već imaju.
Kreator sadržaja će možda morati da razgovara sa timom programera koji upravlja veb-sajtom kompanije da bi najbolje razumeo kako njihov sadržaj treba da bude prilagođen izgledu veb-sajta. Bez ikakve mogućnosti ili ohrabrenja da jedni druge drže u toku, oboje bi mogli samo da nastave da rade na svojim zadacima bez međusobnog koordinacije, što dovodi do neuredne, neplanirane veb stranice. Uspostavljanjem redovnog sastanka između ovih timova ili otvaranjem specifičnih kanala za takvu komunikaciju, možete osigurati da zaposleni imaju direktne puteve jedni prema drugima.
Iskoristite tehnologiju
Postoji više alata i tehnoloških resursa koji prevazilaze komunikaciju putem imejla. Pokušajte da istražite metode koje najbolje odgovaraju potrebama vaše organizacije i olakšate saradnju u realnom vremenu između vaših zaposlenih. Pojednostavite slojeve komunikacije korišćenjem softvera za upravljanje projektima, intranet portala, servisa za razmenu poruka i drugih alata koji komunikaciju čine prirodnom i pojednostavljuju proces angažovanja u njoj.
Ohrabrite zaposlene da postavljaju i odgovaraju na pitanja
Ako tražite savete za efikasnu internu komunikaciju, onda je izgradnja kulture komunikacije apsolutno neophodna. Čak i ako imate svu najbolju tehnologiju na raspolaganju za komunikaciju, ali menadžeri viču na zaposlene zbog postavljanja „glupih pitanja“, zaposleni će samo za početak izbegavati korišćenje ovih kanala iz straha od ukora. Obuka, upućivanje zaposlenih da održavaju svoje ideje u toku, i podsticanje da pitaju pre nego što počnu da deluju, neophodni su kao korak ka poboljšanju komunikacije na poslu. Sve članove kompanije treba naučiti da strpljivo odgovaraju na pitanja kada se ona pojave, jer je jasnoća bolja nego u kasnijoj fazi ulagati u kontrolu štete.
Stvorite informaciono jezgro
Među mnogim najboljim praksama interne komunikacije, postoji i sugestija da same kompanije pokazuju kulturu komunikacije. Kompanije koje ostaju zatvorene u vezi sa sopstvenim internim statusom, odlukama i uspesima mogu na kraju otuđiti svoje zaposlene. Omogućavanje zaposlenima da se osećaju cenjenima je važan izbor i može biti korak na putu vaše kompanije ka učenju kako da poboljša internu komunikaciju na poslu. Kada kompanije prolaze kroz teško vreme, nedostatak informacija može ostaviti zaposlene da se osećaju uznemireno i mogli bi da počnu da traže drugi posao u takvim vremenima neizvesnosti. Komunikacija sa njima može im pružiti sigurnost koja im je potrebna da poveruju u svoju organizaciju.
Napravite prostore za zaposlene da prikupljaju informacije u vezi sa organizacijom i često ažurirajte i ove prostore. Koristite ga kako biste preneli sve kritične podatke orijentisane na kompaniju, ali takođe unesite priče zajednice, podsetnike za praznike, dostignuća itd. u ovaj prostor kako biste podstakli zaposlene da ga koriste.
Napravite krizni plan
Čak i ako smislite strategiju za poboljšanje interne komunikacije na radnom mestu, stvari često imaju tendenciju da se razdvoje tokom krize. Kada svi počnu da paniče, komunikacioni kanali često budu preopterećeni, a u vreme kada vam je potrebno da interna komunikacija bude u svom najboljem izdanju, ovo može biti veoma nesrećni obrt događaja. Napravite krizni plan unapred kako biste upravljali odgovornostima i odredili kanale komunikacije koji će biti rezervisani za hitne razgovore u takvim vremenima. Ako imate plan, možete osigurati da se barem neki elementi obrađuju automatski dok vaši zaposleni rade na rešavanju problema.
Takve najbolje prakse interne komunikacije mogu osigurati da vaš tim može mnogo efikasnije da se bavi ovim pitanjem i pronađe rešenje koje odgovara problemu sa kojim se susreće. Sve u svemu, ako želite da vaša kompanija raste na stabilnim osnovama i da ima pouzdanu strukturu, morate znati kako da se poboljša interna komunikacija na poslu.
Poslednji savet da se ostvari interna komunikacija? Komunicirajte sa svojim zaposlenima i pitajte ih šta treba da se poboljša u vašoj organizaciji. Vaši zaposleni će moći jasno da ukažu na to gde postoje vrlo specifični nedostaci u vašim komunikacijskim kanalima i šta prvo treba da odredite kao prioritet.
Prijavite se da besplatno dobijate na mejl jednom mesečno najbolje primere iz svetske prakse i najnovije inovacije i vesti iz Employer Branding sveta!
Pripremili The Employer Branding Agency
Izvor: thehrdigest.com